Attivare i promemoria WhatsApp

Prima di iniziare (circa 30 minuti)

• Un numero di telefono dedicato allo studio che non sia usato su WhatsApp o WhatsApp Business. Dopo il collegamento quel numero funziona solo con EntryMind: non potrai più aprirlo nell'app WhatsApp sul telefono. Se il numero è già su WhatsApp, prima elimina l'account WhatsApp da quel numero (nell'app: Impostazioni → Account → Elimina account; le chat su quel numero andranno perse).
• Il telefono di quel numero a portata di mano, per ricevere il codice di verifica (SMS o chiamata).
• Un account Facebook personale per accedere a Meta (non serve una pagina Facebook dello studio).
• Una carta di credito per pagare a Meta i messaggi (vedi "Quanto costa").

Passo 1 — Collega il numero

1. Nel gestionale apri Impostazioni → Profilo studio e scorri fino a WhatsApp.
2. Clicca Collega WhatsApp: si apre una nuova scheda. Clicca di nuovo Collega WhatsApp.
3. Accedi con Facebook e segui le schermate di Meta:
   • scegli o crea il portafoglio business (il nome e i dati della tua attività);
   • crea l'account WhatsApp Business;
   • scrivi il nome visualizzato (quello che vedranno i clienti, di solito il nome dello studio);
   • inserisci il numero e il codice che ricevi.
4. Quando compare "WhatsApp collegato con successo!", chiudi la scheda e torna al gestionale: la pagina si aggiorna da sola e vedrai "WhatsApp collegato".

Il link per collegarti vale 45 minuti: se scade, ricomincia dal punto 2.

Passo 2 — Aggiungi il metodo di pagamento su Meta (obbligatorio)

Senza questo passo i messaggi non partono.

1. Apri business.facebook.com e accedi con lo stesso account Facebook usato nel Passo 1.
2. Il portafoglio business è quello che hai scelto o creato nel Passo 1 (di solito ha il nome della tua attività). Il suo nome compare in alto a sinistra: se ne hai più di uno, clicca sul nome e scegli quello giusto dall'elenco.
3. In basso a sinistra clicca l'icona a forma di ingranaggio (Impostazioni), poi Fatturazione e pagamenti → Account WhatsApp Business.
4. Scegli il tuo account WhatsApp Business, imposta la valuta e aggiungi la carta di credito.

Meta cambia spesso l'aspetto e i nomi delle sue pagine: questi passi sono un'indicazione. Se non trovi una voce, cerca "Fatturazione e pagamenti" nelle impostazioni del tuo portafoglio business.

Passo 3 — Scegli quali promemoria mandare

• Per ogni servizio (Impostazioni → Servizi), alla voce Tipo di promemoria scegli: "Ricorda appuntamento senza disdetta", "…con disdetta 24h" oppure "Nessun promemoria".
• In Impostazioni → Profilo studio → WhatsApp scrivi il tuo cellulare (con il prefisso, es. +41 79 123 45 67) e clicca Salva: il gestionale ti avvisa quando un cliente ti scrive o se un promemoria non arriva.
• Clicca Manda un messaggio di prova e controlla che arrivi sul tuo cellulare. Dopo qualche secondo, sotto il pulsante compare ✓ Messaggio di prova consegnato.
• Ora metti la spunta nella casella Invia i promemoria WhatsApp ai clienti: da quel momento i promemoria partono da soli. La casella si può spuntare solo dopo che il messaggio di prova risulta consegnato. Per fermare i promemoria in qualsiasi momento, togli la spunta.

I modelli dei messaggi vengono preparati da soli e approvati da Meta, di solito in poche ore.

Quando partono i messaggi

• Appuntamenti: da 24 a 4 ore prima.
• Lezioni: la sera prima (dalle 19:00).
• Tessere e abbonamenti in scadenza; chiusure dello studio (7 e/o 3 giorni prima).
• Di notte (23:00–07:00) non parte nulla.
• I messaggi sono nella lingua del cliente.

Quanto costa

I messaggi li fattura Meta direttamente a te, secondo la sua tariffa per il Paese del cliente: pochi centesimi a messaggio. EntryMind non aggiunge nulla. Le tariffe aggiornate sono sul sito di Meta (WhatsApp Business → Prezzi).

Se un messaggio non arriva

In alto nel gestionale compare un avviso con il motivo e cosa fare, e ricevi una mail. I casi più frequenti:

• Manca il metodo di pagamento → rifai il Passo 2.
• Numero non raggiungibile su WhatsApp → il numero del cliente è sbagliato o non ha WhatsApp: correggilo nella scheda del cliente.
• Collegamento scaduto → Impostazioni → Profilo studio → WhatsApp → Ricollega un altro numero (puoi ricollegare lo stesso numero).

Le risposte dei clienti

Quando un cliente risponde, il messaggio arriva nella sezione WhatsApp del gestionale e ricevi un avviso sul tuo cellulare.

Cambiare numero

Impostazioni → Profilo studio → WhatsApp → Ricollega un altro numero e rifai i Passi 1 e 2.

Scollegare WhatsApp

Impostazioni → Profilo studio → WhatsApp → Scollega WhatsApp. I promemoria si fermano e i messaggi dei clienti non arrivano più nel gestionale. Il numero resta sul tuo account WhatsApp Business: se vuoi usarlo di nuovo nell'app WhatsApp, toglilo prima da WhatsApp Manager (business.facebook.com).