Activer les rappels WhatsApp

Avant de commencer (environ 30 minutes)

• Un numéro de téléphone réservé au studio qui n'est pas utilisé sur WhatsApp ou WhatsApp Business. Après la connexion, ce numéro ne fonctionne plus qu'avec EntryMind : tu ne pourras plus l'ouvrir dans l'app WhatsApp du téléphone. Si le numéro est déjà sur WhatsApp, supprime d'abord le compte WhatsApp de ce numéro (dans l'app : Paramètres → Compte → Supprimer le compte ; les discussions de ce numéro seront perdues).
• Le téléphone de ce numéro à portée de main, pour recevoir le code de vérification (SMS ou appel).
• Un compte Facebook personnel pour te connecter à Meta (une page Facebook du studio n'est pas nécessaire).
• Une carte de crédit pour payer les messages à Meta (voir « Combien ça coûte »).

Étape 1 — Connecter le numéro

1. Dans EntryMind, ouvre Réglages → Profil du cabinet et descends jusqu'à WhatsApp.
2. Clique sur Connecter WhatsApp : un nouvel onglet s'ouvre. Clique de nouveau sur Connecter WhatsApp.
3. Connecte-toi avec Facebook et suis les écrans de Meta :
   • choisis ou crée le portefeuille business (le nom et les données de ton activité) ;
   • crée le compte WhatsApp Business ;
   • saisis le nom d'affichage (celui que verront tes clients, en général le nom du studio) ;
   • saisis le numéro et le code que tu reçois.
4. Quand « WhatsApp connecté avec succès ! » s'affiche, ferme l'onglet et reviens dans EntryMind : la page se met à jour toute seule et affiche « WhatsApp connecté ».

Le lien de connexion est valable 45 minutes : s'il expire, recommence au point 2.

Étape 2 — Ajouter le moyen de paiement chez Meta (obligatoire)

Sans cette étape, les messages ne partent pas.

1. Ouvre business.facebook.com et connecte-toi avec le même compte Facebook qu'à l'étape 1.
2. Le portefeuille business est celui que tu as choisi ou créé à l'étape 1 (il porte en général le nom de ton activité). Son nom apparaît en haut à gauche : si tu en as plusieurs, clique sur le nom et choisis le bon dans la liste.
3. En bas à gauche, clique sur l'icône en forme de roue dentée (Paramètres), puis sur Facturation et paiements → Comptes WhatsApp Business.
4. Choisis ton compte WhatsApp Business, définis la devise et ajoute la carte de crédit.

Meta change souvent l'apparence et les noms de ses pages : ces étapes sont une indication. Si tu ne trouves pas une rubrique, cherche « Facturation et paiements » dans les paramètres de ton portefeuille business.

Étape 3 — Choisir quels rappels envoyer

• Pour chaque service (Réglages → Services), au champ Type de rappel, choisis : « Rappeler le rendez-vous sans annulation », « Rappeler le rendez-vous avec annulation 24 h » ou « Aucun rappel ».
• Dans Réglages → Profil du cabinet → WhatsApp, saisis ton portable (avec l'indicatif, p. ex. +41 79 123 45 67) et clique sur Enregistrer : EntryMind te prévient quand un client t'écrit ou si un rappel n'arrive pas.
• Clique sur Envoyer un message de test et vérifie qu'il arrive sur ton portable. Après quelques secondes, ✓ Message de test remis s'affiche sous le bouton.
• Coche maintenant la case Envoyer les rappels WhatsApp aux clients : à partir de ce moment, les rappels partent tout seuls. La case ne peut être cochée qu'une fois le message de test remis. Pour arrêter les rappels à tout moment, décoche-la.

Les modèles de messages sont préparés automatiquement et approuvés par Meta, en général en quelques heures.

Quand partent les messages

• Rendez-vous : de 24 à 4 heures avant.
• Cours : la veille au soir (à partir de 19h00).
• Cartes et abonnements qui arrivent à échéance ; fermetures du studio (7 et/ou 3 jours avant).
• La nuit (23h00–07h00), rien ne part.
• Les messages sont dans la langue du client.

Combien ça coûte

Les messages sont facturés directement par Meta à toi, selon son tarif pour le pays du client : quelques centimes par message. EntryMind n'ajoute rien. Les tarifs à jour se trouvent sur le site de Meta (WhatsApp Business → Tarifs).

Si un message n'arrive pas

En haut d'EntryMind s'affiche un avis avec la raison et ce qu'il faut faire, et tu reçois un e-mail. Les cas les plus fréquents :

• Moyen de paiement manquant → refais l'étape 2.
• Numéro injoignable sur WhatsApp → le numéro du client est faux ou n'a pas WhatsApp : corrige-le dans la fiche du client.
• Connexion expirée → Réglages → Profil du cabinet → WhatsApp → Reconnecter un autre numéro (tu peux reconnecter le même numéro).

Les réponses des clients

Quand un client répond, le message arrive dans la section WhatsApp d'EntryMind et tu reçois un avis sur ton portable.

Changer de numéro

Réglages → Profil du cabinet → WhatsApp → Reconnecter un autre numéro et refais les étapes 1 et 2.

Déconnecter WhatsApp

Réglages → Profil du cabinet → WhatsApp → Déconnecter WhatsApp. Les rappels s'arrêtent et les messages des clients n'arrivent plus dans EntryMind. Le numéro reste sur ton compte WhatsApp Business : si tu veux le réutiliser dans l'app WhatsApp, retire-le d'abord dans WhatsApp Manager (business.facebook.com).