WhatsApp-Erinnerungen aktivieren

Bevor du beginnst (ca. 30 Minuten)

• Eine eigene Telefonnummer für das Studio, die nicht auf WhatsApp oder WhatsApp Business verwendet wird. Nach der Verbindung funktioniert diese Nummer nur noch mit EntryMind: Du kannst sie nicht mehr in der WhatsApp-App auf dem Telefon öffnen. Ist die Nummer bereits auf WhatsApp, lösche zuerst das WhatsApp-Konto dieser Nummer (in der App: Einstellungen → Account → Account löschen; die Chats dieser Nummer gehen verloren).
• Das Telefon mit dieser Nummer griffbereit, um den Bestätigungscode zu erhalten (SMS oder Anruf).
• Ein persönliches Facebook-Konto, um dich bei Meta anzumelden (eine Facebook-Seite des Studios ist nicht nötig).
• Eine Kreditkarte, um die Nachrichten bei Meta zu bezahlen (siehe „Was es kostet“).

Schritt 1 — Nummer verbinden

1. Öffne in EntryMind Einstellungen → Studioprofil und scrolle zu WhatsApp.
2. Klicke auf WhatsApp verbinden: Es öffnet sich ein neuer Tab. Klicke dort erneut auf WhatsApp verbinden.
3. Melde dich mit Facebook an und folge den Seiten von Meta:
   • wähle oder erstelle das Business-Portfolio (Name und Angaben deines Unternehmens);
   • erstelle das WhatsApp-Business-Konto;
   • gib den Anzeigenamen ein (den deine Kunden sehen, meist der Name des Studios);
   • gib die Nummer und den erhaltenen Code ein.
4. Sobald „WhatsApp erfolgreich verbunden!“ erscheint, schliesse den Tab und kehre zu EntryMind zurück: Die Seite aktualisiert sich von selbst und zeigt „WhatsApp verbunden“.

Der Link zum Verbinden ist 45 Minuten gültig: Ist er abgelaufen, beginne wieder bei Punkt 2.

Schritt 2 — Zahlungsmethode bei Meta hinterlegen (obligatorisch)

Ohne diesen Schritt werden die Nachrichten nicht versendet.

1. Öffne business.facebook.com und melde dich mit demselben Facebook-Konto wie in Schritt 1 an.
2. Das Business-Portfolio ist dasjenige, das du in Schritt 1 gewählt oder erstellt hast (meist trägt es den Namen deines Unternehmens). Sein Name steht oben links: Hast du mehrere, klicke auf den Namen und wähle das richtige aus der Liste.
3. Klicke unten links auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen), dann auf Abrechnung und Zahlungen → WhatsApp-Business-Konten.
4. Wähle dein WhatsApp-Business-Konto, lege die Währung fest und füge die Kreditkarte hinzu.

Meta ändert das Aussehen und die Bezeichnungen seiner Seiten häufig: Diese Schritte sind ein Anhaltspunkt. Findest du einen Eintrag nicht, suche in den Einstellungen deines Business-Portfolios nach „Abrechnung und Zahlungen“.

Schritt 3 — Festlegen, welche Erinnerungen versendet werden

• Wähle für jede Leistung (Einstellungen → Leistungen) unter Art der Erinnerung: „Termin erinnern ohne Absage“, „Termin erinnern mit Absage 24 Std.“ oder „Keine Erinnerung“.
• Gib unter Einstellungen → Studioprofil → WhatsApp deine Handynummer ein (mit Vorwahl, z. B. +41 79 123 45 67) und klicke auf Speichern: EntryMind benachrichtigt dich, wenn dir ein Kunde schreibt oder eine Erinnerung nicht ankommt.
• Klicke auf Testnachricht senden und prüfe, ob sie auf deinem Handy ankommt. Nach einigen Sekunden erscheint unter der Schaltfläche ✓ Testnachricht zugestellt.
• Setze nun das Häkchen bei WhatsApp-Erinnerungen an Kunden senden: Ab diesem Moment werden die Erinnerungen automatisch versendet. Das Häkchen lässt sich erst setzen, wenn die Testnachricht zugestellt wurde. Um die Erinnerungen jederzeit anzuhalten, entferne das Häkchen.

Die Nachrichtenvorlagen werden automatisch vorbereitet und von Meta freigegeben, meist innerhalb weniger Stunden.

Wann die Nachrichten versendet werden

• Termine: 24 bis 4 Stunden vorher.
• Lektionen: am Vorabend (ab 19:00 Uhr).
• Ablaufende Karten und Abos; Schliessungen des Studios (7 und/oder 3 Tage vorher).
• Nachts (23:00–07:00 Uhr) wird nichts versendet.
• Die Nachrichten sind in der Sprache des Kunden.

Was es kostet

Die Nachrichten stellt Meta direkt dir in Rechnung, nach dem Tarif für das Land des Kunden: wenige Rappen pro Nachricht. EntryMind schlägt nichts auf. Die aktuellen Tarife findest du auf der Website von Meta (WhatsApp Business → Preise).

Wenn eine Nachricht nicht ankommt

Oben in EntryMind erscheint ein Hinweis mit dem Grund und was zu tun ist, und du erhältst eine E-Mail. Die häufigsten Fälle:

• Zahlungsmethode fehlt → wiederhole Schritt 2.
• Nummer auf WhatsApp nicht erreichbar → die Nummer des Kunden ist falsch oder hat kein WhatsApp: Korrigiere sie in der Kundenkarte.
• Verbindung abgelaufen → Einstellungen → Studioprofil → WhatsApp → Andere Nummer verbinden (du kannst dieselbe Nummer erneut verbinden).

Antworten der Kunden

Wenn ein Kunde antwortet, erscheint die Nachricht im WhatsApp-Bereich von EntryMind und du erhältst einen Hinweis auf dein Handy.

Nummer wechseln

Einstellungen → Studioprofil → WhatsApp → Andere Nummer verbinden und Schritte 1 und 2 wiederholen.

WhatsApp trennen

Einstellungen → Studioprofil → WhatsApp → WhatsApp trennen. Die Erinnerungen werden gestoppt und Nachrichten der Kunden kommen nicht mehr in EntryMind an. Die Nummer bleibt in deinem WhatsApp-Business-Konto: Willst du sie wieder in der WhatsApp-App verwenden, entferne sie zuerst im WhatsApp Manager (business.facebook.com).