Ativar os lembretes do WhatsApp

Antes de começar (cerca de 30 minutos)

• Um número de telefone dedicado ao estúdio que não seja usado no WhatsApp nem no WhatsApp Business. Depois da ligação, esse número só funciona com o EntryMind: deixarás de o poder abrir na app WhatsApp do telemóvel. Se o número já estiver no WhatsApp, apaga primeiro a conta WhatsApp desse número (na app: Definições → Conta → Apagar conta; as conversas desse número serão perdidas).
• O telefone desse número à mão, para receber o código de verificação (SMS ou chamada).
• Uma conta do Facebook pessoal para entrar na Meta (não é necessária uma página do Facebook do estúdio).
• Um cartão de crédito para pagar as mensagens à Meta (ver «Quanto custa»).

Passo 1 — Ligar o número

1. No EntryMind, abre Settings → Studio profile e desce até WhatsApp.
2. Clica em Connect WhatsApp: abre-se um novo separador. Clica novamente em Connect WhatsApp.
3. Entra com o Facebook e segue os ecrãs da Meta:
   • escolhe ou cria o portefólio empresarial (o nome e os dados da tua atividade);
   • cria a conta WhatsApp Business;
   • escreve o nome a apresentar (o que os teus clientes vão ver, normalmente o nome do estúdio);
   • introduz o número e o código que receberes.
4. Quando aparecer «WhatsApp connected successfully!», fecha o separador e volta ao EntryMind: a página atualiza-se sozinha e verás «WhatsApp connected».

O link para ligar é válido durante 45 minutos: se expirar, recomeça a partir do ponto 2.

Passo 2 — Adicionar o método de pagamento na Meta (obrigatório)

Sem este passo, as mensagens não são enviadas.

1. Abre business.facebook.com e entra com a mesma conta do Facebook usada no Passo 1.
2. O portefólio empresarial é o que escolheste ou criaste no Passo 1 (normalmente tem o nome da tua atividade). O nome aparece no canto superior esquerdo: se tiveres mais do que um, clica no nome e escolhe o correto na lista.
3. No canto inferior esquerdo, clica no ícone da roda dentada (Definições) e depois em Faturação e pagamentos → Contas do WhatsApp Business.
4. Escolhe a tua conta WhatsApp Business, define a moeda e adiciona o cartão de crédito.

A Meta muda frequentemente o aspeto e os nomes das suas páginas: estes passos são uma indicação. Se não encontrares uma opção, procura «Faturação e pagamentos» nas definições do teu portefólio empresarial.

Passo 3 — Escolher que lembretes enviar

• Para cada serviço (Settings → Services), em Reminder type escolhe: «Appointment reminder without cancellation», «Appointment reminder with 24h cancellation» ou «No reminder».
• Em Settings → Studio profile → WhatsApp, escreve o teu telemóvel (com o indicativo, p. ex. +351 912 345 678) e clica em Save: o EntryMind avisa-te quando um cliente te escreve ou se um lembrete não chega.
• Clica em Send a test message e verifica se chega ao teu telemóvel. Após alguns segundos, aparece por baixo do botão ✓ Test message delivered.
• Agora marca a caixa Send WhatsApp reminders to clients: a partir desse momento os lembretes são enviados sozinhos. A caixa só pode ser marcada depois de a mensagem de teste ter sido entregue. Para parar os lembretes a qualquer momento, desmarca-a.

Os modelos das mensagens são preparados automaticamente e aprovados pela Meta, normalmente em poucas horas.

Quando são enviadas as mensagens

• Marcações: de 24 a 4 horas antes.
• Aulas: na noite anterior (a partir das 19:00).
• Cartões e mensalidades prestes a expirar; encerramentos do estúdio (7 e/ou 3 dias antes).
• À noite (23:00–07:00) nada é enviado.
• As mensagens estão na língua do cliente.

Quanto custa

As mensagens são faturadas pela Meta diretamente a ti, segundo a sua tarifa para o país do cliente: alguns cêntimos por mensagem. O EntryMind não acrescenta nada. As tarifas atualizadas estão no site da Meta (WhatsApp Business → Preços).

Se uma mensagem não chegar

No topo do EntryMind aparece um aviso com o motivo e o que fazer, e recebes um e-mail. Os casos mais frequentes:

• Falta o método de pagamento → repete o Passo 2.
• Número não disponível no WhatsApp → o número do cliente está errado ou não tem WhatsApp: corrige-o na ficha do cliente.
• Ligação expirada → Settings → Studio profile → WhatsApp → Connect a different number (podes voltar a ligar o mesmo número).

As respostas dos clientes

Quando um cliente responde, a mensagem chega à secção WhatsApp do EntryMind e recebes um aviso no telemóvel.

Mudar de número

Settings → Studio profile → WhatsApp → Connect a different number e repete os Passos 1 e 2.

Desligar o WhatsApp

Settings → Studio profile → WhatsApp → Disconnect WhatsApp. Os lembretes param e as mensagens dos clientes deixam de chegar ao EntryMind. O número fica na tua conta WhatsApp Business: se quiseres voltar a usá-lo na app WhatsApp, remove-o primeiro no WhatsApp Manager (business.facebook.com).