Włączanie przypomnień WhatsApp

Zanim zaczniesz (około 30 minut)

• Osobny numer telefonu dla studia, który nie jest używany w WhatsApp ani WhatsApp Business. Po połączeniu ten numer działa wyłącznie z EntryMind: nie będzie można go już otworzyć w aplikacji WhatsApp na telefonie. Jeśli numer jest już w WhatsApp, najpierw usuń konto WhatsApp tego numeru (w aplikacji: Ustawienia → Konto → Usuń konto; czaty z tego numeru zostaną utracone).
• Telefon z tym numerem pod ręką, aby odebrać kod weryfikacyjny (SMS lub połączenie).
• Osobiste konto na Facebooku, aby zalogować się do Meta (strona studia na Facebooku nie jest potrzebna).
• Karta kredytowa, aby płacić Meta za wiadomości (zobacz „Ile to kosztuje”).

Krok 1 — Połącz numer

1. W EntryMind otwórz Settings → Studio profile i przewiń do sekcji WhatsApp.
2. Kliknij Connect WhatsApp: otworzy się nowa karta. Kliknij ponownie Connect WhatsApp.
3. Zaloguj się przez Facebooka i postępuj zgodnie z ekranami Meta:
   • wybierz lub utwórz portfolio firmowe (nazwa i dane Twojej firmy);
   • utwórz konto WhatsApp Business;
   • wpisz nazwę wyświetlaną (tę, którą zobaczą klienci, zwykle nazwę studia);
   • wpisz numer i otrzymany kod.
4. Gdy pojawi się „WhatsApp connected successfully!”, zamknij kartę i wróć do EntryMind: strona odświeży się sama i zobaczysz „WhatsApp connected”.

Link do połączenia jest ważny 45 minut: jeśli wygaśnie, zacznij ponownie od punktu 2.

Krok 2 — Dodaj metodę płatności w Meta (obowiązkowo)

Bez tego kroku wiadomości nie są wysyłane.

1. Otwórz business.facebook.com i zaloguj się tym samym kontem na Facebooku, co w kroku 1.
2. Portfolio firmowe to to, które wybrałeś lub utworzyłeś w kroku 1 (zwykle ma nazwę Twojej firmy). Jego nazwa jest widoczna w lewym górnym rogu: jeśli masz ich kilka, kliknij nazwę i wybierz właściwe z listy.
3. W lewym dolnym rogu kliknij ikonę koła zębatego (Ustawienia), następnie Rozliczenia i płatności → Konta WhatsApp Business.
4. Wybierz swoje konto WhatsApp Business, ustaw walutę i dodaj kartę kredytową.

Meta często zmienia wygląd i nazwy swoich stron: te kroki są wskazówką. Jeśli nie możesz znaleźć danej pozycji, poszukaj „Rozliczenia i płatności” w ustawieniach swojego portfolio firmowego.

Krok 3 — Wybierz, jakie przypomnienia wysyłać

• Dla każdej usługi (Settings → Services) w polu Reminder type wybierz: „Appointment reminder without cancellation”, „Appointment reminder with 24h cancellation” lub „No reminder”.
• W Settings → Studio profile → WhatsApp wpisz swój numer komórkowy (z prefiksem kraju, np. +48 600 123 456) i kliknij Save: EntryMind powiadomi Cię, gdy klient do Ciebie napisze lub gdy przypomnienie nie dotrze.
• Kliknij Send a test message i sprawdź, czy dotarła na Twój telefon. Po kilku sekundach pod przyciskiem pojawi się ✓ Test message delivered.
• Teraz zaznacz pole Send WhatsApp reminders to clients: od tej chwili przypomnienia wysyłają się automatycznie. Pole można zaznaczyć dopiero wtedy, gdy wiadomość testowa zostanie dostarczona. Aby w dowolnym momencie zatrzymać przypomnienia, odznacz je.

Szablony wiadomości są przygotowywane automatycznie i zatwierdzane przez Meta, zwykle w ciągu kilku godzin.

Kiedy wysyłane są wiadomości

• Wizyty: od 24 do 4 godzin wcześniej.
• Zajęcia: wieczorem dzień wcześniej (od 19:00).
• Kończące się karnety i abonamenty; zamknięcia studia (7 i/lub 3 dni wcześniej).
• W nocy (23:00–07:00) nic nie jest wysyłane.
• Wiadomości są w języku klienta.

Ile to kosztuje

Za wiadomości Meta wystawia rachunek bezpośrednio Tobie, według swojej stawki dla kraju klienta: kilka groszy za wiadomość. EntryMind nic nie dolicza. Aktualne stawki znajdziesz na stronie Meta (WhatsApp Business → Cennik).

Jeśli wiadomość nie dotrze

U góry EntryMind pojawi się komunikat z przyczyną i informacją, co zrobić, a Ty otrzymasz e-mail. Najczęstsze przypadki:

• Brak metody płatności → powtórz krok 2.
• Numer nieosiągalny w WhatsApp → numer klienta jest błędny lub nie ma WhatsApp: popraw go w karcie klienta.
• Połączenie wygasło → Settings → Studio profile → WhatsApp → Connect a different number (możesz ponownie połączyć ten sam numer).

Odpowiedzi klientów

Gdy klient odpowie, wiadomość trafi do sekcji WhatsApp w EntryMind, a Ty otrzymasz powiadomienie na telefon.

Zmiana numeru

Settings → Studio profile → WhatsApp → Connect a different number i powtórz kroki 1 i 2.

Odłączanie WhatsApp

Settings → Studio profile → WhatsApp → Disconnect WhatsApp. Przypomnienia się zatrzymują, a wiadomości klientów nie trafiają już do EntryMind. Numer pozostaje na Twoim koncie WhatsApp Business: jeśli chcesz znów używać go w aplikacji WhatsApp, najpierw usuń go w WhatsApp Manager (business.facebook.com).